Panduan Admin

PoloAp Rapat · untuk yang mengelola forum, anggota, dan rapat

Isi

Daftarkan orangnya
Buat forum
Prompt merangkum rapat dari rekaman
Catat tugas hasil rapat
Saat rapat berikutnya
Membuat rapat sendiri (jarang perlu)
Siapa boleh apa
Kalau ada yang bermasalah

Siapkan dua hal ini dulu: daftar orang dan forumnya. Sisanya mengalir sendiri — saat Anda menempel rangkuman rapat, aplikasi membuat catatan rapatnya sekalian dan menggantungkan tugas-tugasnya di sana.

Kenapa dua itu yang harus lebih dulu: tugas menempel pada rapat, rapat menempel pada forum, dan siapa boleh melihat apa ditentukan di forum.

Setiap kotak bergantung pada kotak di kirinya. Dua kotak pertama Anda siapkan sendiri; dua terakhir terbentuk saat rangkuman rapat ditempel.

Sekali di awal — Dikerjakan satu kali saat aplikasi mulai dipakai.

1Daftarkan orangnya

Buka Kelola di menu kiri. Kartu paling atas adalah Anggota.

Isi Nama — nama panggilan yang dikenal di kantor sudah cukup.
Isi Email lembaga — harus @bmh.or.id.
Pilih Peran: Anggota atau Admin.
Klik Tambah anggota.

Emailnya harus persis benar. Alamat email inilah satu-satunya penghubung antara akun yang mereka buat dan nama yang Anda daftarkan di sini. Kalau salah satu huruf, mereka bisa masuk tapi tidak melihat apa pun — dan tidak ada pesan yang menjelaskan kenapa.

Lalu minta orangnya mendaftar sendiri

Kirimkan alamat aplikasinya, lalu minta mereka:

Klik Belum punya akun? Daftar
Isi email lembaganya — persis sama dengan yang Anda daftarkan tadi
Buat kata sandi minimal 8 karakter

Selesai. Namanya tersambung otomatis ke baris yang sudah Anda buat.

Urutannya boleh terbalik — orangnya mendaftar dulu, Anda mendaftarkan namanya belakangan. Penyambungannya bekerja dua arah.

2Buat forum

Forum adalah wadah untuk rapat-rapat yang saling bersambung — misalnya "Tim Digital Marketing" atau "Event IQF". Bukan satu rapat, melainkan rangkaiannya.

Dua gunanya:

Tugas yang belum tuntas ikut terbawa ke rapat berikutnya di forum yang sama, dan tidak bocor ke forum lain.
Hak melihat ditentukan di sini. Anggota hanya melihat forum tempat namanya dicentang.

Di Kelola → Forum: isi namanya, klik Tambah forum. Lalu centang siapa saja yang boleh melihatnya.

Isi rapat bisa memuat angka keuangan, angka gaji, dan sengketa dengan mitra. Centang hanya yang memang perlu. Yang tidak dicentang tidak akan pernah melihat forum itu — bukan disembunyikan tampilannya, tapi ditolak oleh database.

Tiap rapat — Ini yang berulang setiap kali ada rapat.

3Prompt merangkum rapat dari rekaman

Kalau rapatnya direkam, alurnya begini — dan seluruhnya berjalan di laptop sendiri sampai tahap merangkum:

Prompt yang dipakai

Tempelkan transkrip rapat ke AI (ChatGPT, Claude, atau apa pun yang biasa Anda pakai), lalu berikan perintah ini:

1. Kelompokkan pembahasan ke dalam tema (kebijakan, tutorial, evaluasi,
   rekomendasi & strategi, atau tema lain yang kamu tangkap dari konteks).

2. Tangkap konteks obrolan untuk memaksimalkan pemahaman terhadap kata-kata
   janggal/typo dari speech-to-text. Konfirmasi ke saya kalau ada kata janggal
   yang mentok dan susah dipahami — jangan asal tebak.

3. Rangkum SEMUA obrolan — jangan ada yang ketinggalan.

4. Tambahkan section "Analisis Bottleneck & Rekomendasi Strategis" berdasarkan
   permasalahan yang kamu tangkap dari rapat.

5. Tambahkan tabel "Glosarium — Tafsiran Kata Janggal di Transkrip".

6. Output dalam format Google Doc (.docx).

7. Tambahkan tabel "Rencana Tindak Lanjut" dengan kolom persis:
   No | Tindakan | PJ | Tenggat
   Tindakan diawali kata kerja. Tenggat ditulis sebagai tanggal konkret bila
   bisa (mis. "12 Okt 2026") — kalau memang belum diputuskan, tulis
   "belum ditentukan", jangan "segera".

Poin 7 itu yang menentukan segalanya. Aplikasi tidak membaca seluruh isi rangkuman — ia hanya memetik tabel Rencana Tindak Lanjut. Tanpa tabel itu, berkasnya ditolak dengan pesan yang menjelaskan, bukan diterima setengah-setengah.

Alasannya: rangkuman rapat yang rapi justru penuh tabel — metrik, glosarium, daftar peserta. Kalau semuanya dibaca, satu dokumen bisa menghasilkan seratus lebih "tugas" palsu. Menyaring ke satu tabel itu yang membuat hasilnya masuk akal.

Bentuk tabel yang dikenali

| No | Tindakan | PJ | Tenggat | |----|------------------------|-------|-------------| | 1 | Menyusun RAB event | Amin | 12 Okt 2026 | | 2 | Mengirim draf ke mitra | Yusri | belum ditentukan |

Yang wajib ada di baris kepala cuma dua kata: Tindakan (boleh juga "Tindak Lanjut" atau "Tugas") dan PJ (boleh "Penanggung Jawab"). Sisanya bebas.

Berkas .docx bisa langsung diseret ke halaman Tempel Hasil Rapat — tidak perlu diubah jadi teks dulu. Isinya dibaca di dalam peramban Anda sendiri.

Tenggat "belum ditentukan" sengaja dibiarkan kosong oleh aplikasi, bukan ditebak. Anda bisa mengisinya belakangan lewat kartu tugasnya.

4Catat tugas hasil rapat

Ada dua jalan. Yang pertama jauh lebih cepat.

Rapatnya tidak perlu dibuat lebih dulu. Saat rangkuman disimpan, aplikasi membuat catatan rapatnya sekalian dari judul dan tanggal yang Anda isi di halaman itu.

Jalan cepat: tempel rangkumannya

Ambil rangkuman hasil langkah sebelumnya. Buka Tempel Hasil Rapat di menu kiri, tempel isinya apa adanya — atau seret berkas .docx-nya ke sana — lalu klik baca. Aplikasi menyusun draf daftar tugas, bukan langsung menyimpannya.

Draf, bukan keputusan. Tidak ada yang tersimpan sebelum Anda menekan simpan.

Yang dikenali: baris tabel, daftar berpoin atau bernomor, nama anggota di mana pun dalam baris, dan tanggal Indonesia termasuk kata seperti "besok" atau "minggu depan". Paragraf biasa sengaja dilewati.

Yang tidak terbaca dikosongkan, bukan ditebak. Tenggat yang salah lebih berbahaya daripada tenggat yang kosong — jadi periksa kolom yang kosong sebelum menyimpan.

Notulennya tidak dikirim ke mana pun. Seluruh pembacaan terjadi di dalam peramban Anda sendiri. Yang tersimpan hanya hasilnya: judul tugas, penanggung jawab, dan tenggat. Teks aslinya hilang begitu halaman ditutup.

Jalan manual: satu per satu

Di Kelola → Tugas: pilih rapatnya, isi judul tugas, pilih penanggung jawab dan tenggat, klik Tambah tugas.

Daftar penanggung jawab hanya memuat anggota forum itu. Kalau nama yang Anda cari tidak muncul, berarti dia belum dicentang di forumnya — kembali ke langkah 2.

5Saat rapat berikutnya

Buka PoloAp di menu kiri, proyeksikan layarnya. Itulah gunanya aplikasi ini: rapat dibuka dengan melihat janji rapat sebelumnya, bukan dengan bertanya "kemarin sampai mana ya?".

Kolom paling kiri sengaja Lewat tenggat, bukan "belum dikerjakan" — yang pertama harus dilihat adalah janji yang tidak ditepati.

Kartu bisa digeser antar kolom untuk mengubah statusnya.

Rujukan — Tidak perlu dibaca berurutan — buka saat dibutuhkan.

6Membuat rapat sendiri (jarang perlu)

Biasanya Anda tidak perlu ini — menempel rangkuman sudah membuat rapatnya sekalian. Gunakan hanya kalau ingin mendaftarkan rapat sebelum rapatnya terjadi, misalnya untuk menaruh agenda lebih dulu.

Di Kelola → Rapat: pilih forumnya, isi judul dan tanggal, klik Tambah rapat.

Hanya admin yang bisa membuka rapat baru. Anggota biasa tetap bisa mencatat tugas pada rapat yang sudah ada.

7Siapa boleh apa

Tindakan	Anggota	Admin
Melihat forum tempat namanya dicentang	✅	✅ semua forum
Melihat tugas yang dipikulnya sendiri	✅ di forum mana pun	✅
Mengubah status tugasnya sendiri	✅	✅
Mengubah status tugas orang lain	❌	✅
Mengubah judul, PJ, atau tenggat	❌	✅
Mencatat tugas baru	✅	✅
Membuka rapat baru	❌	✅
Menambah anggota & mengatur forum	❌	✅
Mengubah peran orang lain	❌	✅

Tugas yang belum punya PJ boleh digeser siapa saja di forum itu — ia milik forum, bukan milik siapa-siapa. Begitu ada penanggung jawabnya, hanya dia dan admin.

Menaikkan seseorang jadi admin

Di Kelola → Anggota, ubah pilihan peran di baris orangnya. Berlaku seketika.

Anda tidak bisa menurunkan peran diri sendiri, dan admin terakhir tidak bisa diturunkan — keduanya akan mengunci pengelolaan aplikasi tanpa jalan perbaikan.

8Kalau ada yang bermasalah

Gejala	Sebab yang paling mungkin
Sudah masuk, tapi layarnya kosong	Namanya belum dicentang di forum mana pun. Buka Kelola → Forum, centang.
"Hanya email lembaga yang bisa dipakai"	Mendaftar dengan email di luar `@bmh.or.id`.
Namanya tidak muncul di daftar penanggung jawab	Dia bukan anggota forum tempat tugas itu berada.
Tidak bisa menggeser kartu	Tugas itu milik orang lain. Hanya PJ-nya dan admin yang boleh.
Diminta masuk lagi padahal tadi sudah	Sesi berakhir setelah lama menganggur. Masuk lagi; datanya tidak berubah.
Lupa kata sandi	Klik "Lupa kata sandi?" di halaman masuk. Tautannya dikirim ke email lembaga.

Data tidak hilang karena layar kosong. Kalau sesuatu terlihat lenyap, hampir selalu itu soal hak akses atau sesi yang berakhir — bukan data yang terhapus. Isi database dicadangkan otomatis setiap malam dan disimpan 90 hari.